Niektóre czynności notarialne dokonywane są w formie aktu notarialnego. W takiej formie sporządzane są przykładowo umowy sprzedaży czy darowizny nieruchomości, umowy spółek, testamenty, pełnomocnictwa.
Notariusz sporządza i odczytuje akt notarialny, a następnie osoby biorące udział w akcie oraz osoby obecne przy sporządzaniu aktu, a także notariusz, składają podpisy pod aktem notarialnym.
Oryginał aktu notarialnego przechowywany jest w Kancelarii Notarialnej. Stronom czynności notarialnej wydawane są wypisy aktu notarialnego. Wypis podpisuje jedynie notariusz i opatruje pieczęcią. Na wypisie aktu nie znajdują się zatem podpisy pozostałych osób, które podpisały oryginał aktu notarialnego. Zgodnie z art. 109 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie wypis aktu notarialnego ma moc prawną oryginału.
Co zrobić w sytuacji gdy wypis aktu notarialnego zgubimy, ulegnie on zniszczeniu albo w inny sposób utracimy?
Z pewnością jest to kłopotliwa sytuacja, zwłaszcza gdy przedstawienia dokumentu urzędowego, jakim jest wypis aktu notarialnego, wymaga od nas urząd, sąd albo inny notariusz, np. przy sprzedaży mieszkania.
W celu rozwiązania tego problemu należy udać się do notariusza, który sporządził akt notarialny i uzyskać wypis aktu. Wypisy aktu notarialnego wydaje się stronom aktu lub osobom, dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, a także ich następcom prawnym, np. spadkobiercom.
Dopuszczane jest uzyskanie w Kancelarii Notarialnej dowolnej liczby wypisów aktów notarialnych. Koszt wydania wypisu określa rozporządzenie i uzależniony jest on od liczby stron dokumentu.
Należy jednak pamiętać, że czas przechowywania przez notariusza oryginałów aktów notarialnych jest ograniczony. Notariusz zobowiązany jest przechowywać w swojej kancelarii oryginał aktu notarialnego przez 10 lat. Po upływie tego okresu albo w przypadku wcześniejszego zakończenia działalności przez notariusza, należy po wypis aktu notarialnego udać się do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego (we Wrocławiu do Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Krzyków we Wrocławiu, IV Wydział Ksiąg Wieczystych przy ulicy Komandorskiej 16).